Überblick

Angebote, Rechnungen, Zahlungen und die Buchhaltung darunter. Ein zusammenhängender Ablauf, der mit dem Deal beginnt, den Sie gerade abschließen, und in Ihrem Kontenplan endet, ohne separates Buchhaltungstool, das Sie von Hand synchron halten müssen.

Wie die Teile zusammenpassen

Der Deal steht am Anfang, er lebt im CRM, wo ein Vertriebsmitarbeiter das Gespräch verfolgt, das zu einem Preisangebot führt. Das Angebot ist das Angebot an den Kunden selbst, noch ohne jeden finanziellen Schritt, es berührt die Bücher nicht. Rechnungen und Zahlungen sind die finanziellen Schritte; nur diese beiden werden in den Kontenplan gebucht.

Produkte und Steuern stehen neben dem Zyklus als der Katalog und die Sätze, die die Positionen auf einem Angebot oder einer Rechnung speisen. Sie sind keine Schritte im Ablauf, sondern das, woraus die Schritte schöpfen.

Was dieser Abschnitt enthält

Der Zyklus

1. Angebote: ein Angebot aus Positionen aufbauen, der Statusfluss (draft → sent → invoiced), Rabatte auf Positions- oder Angebotsebene, Währung, Ablaufdaten und das PDF, das Sie an den Kunden senden.
2. Konvertieren in Bargeld: die smarte Brücke vom Angebot zur Rechnung. Drei Arten zu fakturieren (voll, prozentual, Festbetrag), der Umgang mit Anzahlungen, mehrere Rechnungen pro Angebot und die 100-%-Regel, damit Flexie Sie niemals mehr fakturieren lässt, als das Angebot wert ist.
3. Rechnungen: Rechnungen für sich allein und Rechnungen aus einem Angebot. Der Statusfluss (draft → finalised) und der Zahlungsstatus (not paid → partially paid → fully paid). Rechnungsnummerierung, Fälligkeitsdaten, Gutschriften für Retouren und Erstattungen.
4. Zahlungen: Teil- oder Vollzahlungen zu einer Rechnung erfassen. Methoden (Bank, Karte, Bar), Referenzen, das Stornieren einer Zahlung und wie sich der Zahlungsstatus der Rechnung aktualisiert, sobald Geld eingeht.
5. Buchhaltung: der Kontenplan, die doppelte Buchführung, die unter jeder Rechnung und jeder Zahlung läuft, die Journal- und Hauptbuchansichten und wie Sie Produkte und Steuern bestimmten Konten zuordnen.

Die Bausteine (woraus die Positionen auf einem Angebot oder einer Rechnung schöpfen)

6. Produkte: was Sie verkaufen. Physische Produkte mit Bestandsverfolgung oder Dienstleistungen, abgerechnet pro Stunde, pro Tag oder pro Auftrag. Wie Sie Preis, Einheit, Steuer eines Produkts und die Konten festlegen, auf denen der Umsatz landen soll.
7. Steuern: Steuersätze einmal definieren und sie über Produkte und Positionen hinweg anwenden. Brutto- vs. Nettopreise, Verkaufssteuer vs. Vorsteuer, Steuerklassen für Export- und Inlandsverkäufe.

Zwei Dinge, die Sie vorab wissen sollten

Angebote werden nicht in die Bücher gebucht

Ein Angebot ist nur ein Angebot. Bis daraus eine Rechnung wird, landet nichts in Ihrem Kontenplan. Das ist Absicht: Kunden feilschen, Angebote werden überarbeitet, manche kommen nie zustande. Ihre Bücher sollten keinen Umsatz ausweisen, bevor eine Rechnung existiert.

Aus einem Angebot können viele Rechnungen werden

Der Convert-to-Cash-Ablauf ist um die Realität herum gebaut, dass ein einzelner Verkauf oft in Etappen fakturiert wird, Anzahlung jetzt, Restbetrag bei Lieferung oder 25 % bei Vertragsabschluss, 25 % je Quartal. Sie können immer wieder zu demselben Angebot zurückkehren und die nächste Tranche fakturieren, und Flexie hält die laufende Summe sauber.

Wenn alles fakturiert wurde (ob in einer Rechnung oder in sechs), wechselt der Status des Angebots auf Invoiced.

Was dieser Abschnitt bewusst nicht abdeckt

• Abos: Die wiederkehrende Abrechnung ist hier noch nicht beschrieben. Wir ergänzen sie, sobald sie fertig ist.
• Banking und Abstimmung: Der Import von Bank-Feeds und das Abgleichen von Zahlungen mit Kontoauszügen leben in einem eigenen Abschnitt.
• Steuererklärung und Voranmeldungen: Die Daten, die für Steuererklärungen benötigt werden, stehen in Ihren Büchern, aber das Erzeugen länderspezifischer Steuererklärungsformulare gehört heute nicht zum Finanzbereich von Flexie.

Eng verwandt

• Workflow-Automatisierung: Rechnungserinnerungen, Dankesnachrichten für Zahlungen und Statusänderungen automatisieren.
• Berichte: Verkaufsberichte, Forderungsalterung, Umsatz nach Kategorie, Top-Kunden.
• Posteingang: Rechnungen und Angebote als PDF per E-Mail, SMS oder WhatsApp versenden.