Zahlungen

Erfassen Sie das Geld, das auf Ihre Rechnungen eingeht. Teilweise oder vollständig, mehrere Zahlungen pro Rechnung, wobei sich der Zahlungsstatus laufend von selbst aktualisiert.

Was eine Zahlung ist

Eine Zahlung ist ein einzelner Geldeingang auf eine Rechnung. Sie hat:

• Einen Betrag, was eingegangen ist.
• Ein Datum, wann es eingegangen ist.
• Eine Methode, wie es eingegangen ist (Banküberweisung, Karte, Bar).
• Eine Referenz, eine externe Kennung (Banktransaktions-ID, Schecknummer) für Ihre Unterlagen.

Eine Rechnung kann viele Zahlungen haben: eine Anzahlung gefolgt vom Restbetrag, monatliche Raten, Teilbegleichungen. Jede ist ein eigener Datensatz, und Flexie behält den laufenden Gesamtbetrag für die Rechnung im Blick.

Eine Zahlung erfassen

Klicken Sie auf der Rechnungsseite auf Zahlung erfassen. Ein kleines Formular öffnet sich.

Feld	Was es tut
Betrag	Wie viel eingegangen ist. Vorausgefüllt mit dem offenen Restbetrag, für eine Teilzahlung nach unten anpassen.
Zahlungsdatum	Wann die Zahlung eingegangen ist. Standardmäßig heute.
Methode	Bank (Überweisung / Direktüberweisung), Online (Karte, Gateway-Zahlung), Bar oder Sonstige.
Referenz	Eine externe Kennung, Banktransaktions-ID, Schecknummer, Gateway-Referenz. Hilft Ihnen beim Abgleich mit Kontoauszügen.
Erhalten von	(Optional) Wer das Geld tatsächlich gesendet hat, wenn es aus der Rechnung nicht hervorgeht. Z. B. „Bezahlt durch Muttergesellschaft".
Notizen	Freitext-Notizen, intern sichtbar, dem Kunden nicht angezeigt.

Speichern → die Zahlung wird für die Rechnung erfasst.

Die „nie mehr als offen"-Prüfung

Flexie lässt Sie keine Zahlung erfassen, die größer ist als der offene Restbetrag der Rechnung. Wenn Sie es versuchen, zeigt das Formular einen Fehler:

Sie haben einen Betrag eingegeben, der größer ist als der Rechnungssaldo, der £750.00 betragen sollte.

Das schützt Sie vor Tippfehlern und versehentlich erfassten Überzahlungen. Wenn Sie tatsächlich mehr erhalten haben (z. B. der Kunde hat zu viel überwiesen), erfassen Sie den tatsächlichen Rechnungsbetrag als eine Zahlung und behandeln Sie den Überschuss separat, entweder als Gutschrift zur Rückerstattung oder als offenen Betrag, den Sie auf die nächste Rechnung anrechnen.

Wie sich der Rechnungsstatus aktualisiert

Wenn Zahlungen eingehen, aktualisiert sich der Zahlungsstatus der Rechnung automatisch:

Wann	Status
Noch keine Zahlungen	Nicht bezahlt
Eine oder mehrere Zahlungen, aber Summe < fälliger Betrag	Teilweise bezahlt
Summe der Zahlungen = fälliger Betrag	Vollständig bezahlt

Die laufenden Summen sehen Sie am unteren Rand der Rechnung:

	Betrag
Gesamt	£1,200.00
Bezahlter Betrag	−£400.00
Fälliger Betrag	£800.00

Jede Zahlung erscheint als Zeile auf dem Reiter Zahlungen der Rechnung: Datum, Betrag, Methode, Referenz, wer sie erfasst hat.

Teilzahlungen

Gängige Muster, die Flexie sauber abbildet:

Eine Anzahlung gefolgt vom Restbetrag

Der Kunde zahlt 30 % bei Unterzeichnung, 70 % bei Lieferung. Zwei Zahlungen auf dieselbe Rechnung, die erste landet bei teilweise bezahlt, die zweite schließt bei vollständig bezahlt ab.

Monatliche Raten

Der Kunde begleicht eine Rechnung über £6,000 über sechs Monate. Sechs Zahlungen zu je £1,000. Die Rechnung steht monatelang auf teilweise bezahlt und springt mit der sechsten Zahlung auf vollständig bezahlt.

Unterzahlungen

Der Kunde hat £980 auf eine Rechnung über £1,000 bezahlt (eine Bankgebühr hat £20 einbehalten, oder schlicht ein Tippfehler). Die Rechnung bleibt auf teilweise bezahlt mit £20 offen, fordern Sie die Differenz nach oder schreiben Sie sie mit einer kleinen Gutschrift ab.

Eine Zahlung stornieren

Wenn eine Zahlung versehentlich erfasst wurde (Tippfehler, falsche Rechnung oder die Zahlung ist letztlich geplatzt), können Sie sie stornieren.

Öffnen Sie die Rechnung → Reiter Zahlungen → klicken Sie auf die Zahlung → Stornieren.

Was passiert:

• Der Betrag der Zahlung wird aus der Summe Bezahlter Betrag entfernt.
• Der Status der Rechnung aktualisiert sich zurück (z. B. von vollständig bezahlt auf teilweise bezahlt).
• Ihre Bücher erhalten einen Stornobuchungssatz: Der ursprüngliche Buchungssatz wird durch einen betragsgleichen, entgegengesetzten aufgehoben, siehe Buchhaltung. Nichts wird gelöscht; das Stornieren hinterlässt eine saubere Prüfspur.

Eine Stornierung lässt sich nicht mit einem weiteren Klick rückgängig machen. Wenn Sie es sich nach dem Stornieren anders überlegen, erfassen Sie die Zahlung erneut.

Wie eine Zahlung für Ihren Buchhalter aussieht

Eine Zahlung ist nicht nur eine Zahl auf einer Rechnung, sie ist auch ein Buchungssatz in Ihren Büchern. Eine Zahlung von £400 auf eine unbezahlte Rechnung zu erfassen, bewirkt Folgendes:

	Konto	Betrag	Hinweis
Soll	Kasse (oder Bank)	£400	Geld ein
Haben	Forderungen	£400	Kunde schuldet weniger

Eine stornierte Zahlung bewirkt das Gegenteil und kehrt beide Buchungen um. Das Hauptbuch bleibt in jedem Schritt ausgeglichen.

Siehe Buchhaltung für das vollständige Bild, einschließlich der Frage, wie Teilzahlungen mit dem Konto für die zu zahlende Steuer zusammenspielen.

Zahlungen aus Automatisierungen

Auch Workflows können Zahlungen erfassen, nützlich, wenn ein Payment-Gateway Ihnen einen Webhook sendet, der eine Kartenbelastung bestätigt. Verwenden Sie die Aktion Zahlung erfassen in Ihrem Workflow und befüllen Sie die Felder Betrag, Methode und Referenz aus den Webhook-Daten.

Siehe Workflow-Automatisierung für das größere Bild.

Rückerstattungen und Überzahlungen

Das Zahlungssystem von Flexie ist für Geld ein. Für Geld aus:

• Einen Kunden erstatten, der zu viel bezahlt hat: Stellen Sie eine Gutschrift auf seine Rechnung aus (siehe Rechnungen → Gutschriften) und wickeln Sie die Rückerstattung separat über Ihre Bank oder Ihren Kartenprozessor ab.
• Eine Überzahlung auf die nächste Rechnung anrechnen: Erfassen Sie den tatsächlich bezahlten Betrag auf die offene Rechnung (bis zum Restbetrag) und rechnen Sie den Überschuss auf die nächste Rechnung an, wenn Sie sie erstellen. Die meisten Teams finden es sauberer, eine Gutschrift auszustellen und den Nettobetrag neu zu berechnen.

Stolperfallen

• Eine Zahlung ist an eine Rechnung gebunden. Wenn ein Kunde einen Scheck sendet, der drei Rechnungen abdeckt, erfassen Sie drei Zahlungen, eine pro Rechnung, mit demselben Datum und derselben Referenz. Versuchen Sie nicht, eine einzelne Zahlung an mehrere Rechnungen zu hängen.
• Das Zahlungsdatum ist für Ihre Bücher entscheidend. Am 31. Dezember eingegangenes Geld landet im Umsatz dieses Jahres (oder in der Bewegung des Kassenkontos); am 1. Januar eingegangenes Geld nicht. Es zählt das Zahlungsdatum, nicht das Datum, an dem Sie es erfasst haben.
• Entwürfe können keine Zahlungen annehmen. Eine Entwurfsrechnung hat keinen Zahlungsreiter, finalisieren Sie sie zuerst.
• Sie können eine in der Vergangenheit datierte Zahlung erfassen. Nützlich beim Abgleich mit einem Kontoauszug, der Zahlungen von früher in der Woche auflistet. Datieren Sie Zahlungen jedoch nicht in die Zukunft vor, es sei denn, Sie wissen, was Sie tun, sie wirken sich sofort auf den Zahlungsstatus aus.
• Das Stornieren einer Zahlung benachrichtigt den Kunden nicht. Wenn der Kunde die Rechnung für bezahlt hält (er hat eine Dankes-E-Mail erhalten) und Sie die Zahlung seither storniert haben, müssen Sie sich separat an ihn wenden.

Weiter

• Buchhaltung: was jede Zahlung in Ihren Büchern bewirkt und wie der Kontenplan aufgebaut ist.
• Rechnungen: die Rechnungen, die Zahlungen begleichen.
• Workflow-Automatisierung: Trigger, wenn eine Zahlung erfasst oder eine Rechnung vollständig bezahlt wird.