Buchhaltung | Flexie

Hinter jeder Rechnung und jeder Zahlung erledigt Flexie die Buchhaltung für Sie. Ihre Bücher bleiben ausgeglichen und korrekt, ohne separate Software, ohne manuelle Erfassung.

Warum automatische Buchhaltung wichtig ist

Das klassische Problem: Ihr CRM erfasst Rechnungen, aber Ihre Buchhaltung arbeitet mit einem separaten Buchhaltungspaket. Jeden Monat überträgt jemand die Zahlen von Hand, macht Fehler, und die beiden Systeme driften auseinander.

Flexie kümmert sich um beides. Sobald Sie eine Rechnung finalisieren oder eine Zahlung erfassen, landen die richtigen Buchungssätze automatisch in Ihren Büchern. Die kundenseitige Sicht (Angebote, Rechnungen, Zahlungen) und die buchhalterische Sicht (Kontenplan, Journal, Bilanz) sind dieselben Daten, nur anders dargestellt.

Der Kontenplan

Der Kontenplan ist die Liste aller „Töpfe", mit denen Ihr Unternehmen Geld nachverfolgt. Jeder Topf ist ein Konto mit einem Typ:

Typ	Was es nachverfolgt	Beispiele
Aktiva	Was Sie besitzen	Bargeld, Forderungen (Geld, das Kunden Ihnen schulden), Lagerbestand, Büroausstattung
Passiva	Was Sie schulden	Verbindlichkeiten (Geld, das Sie Lieferanten schulden), zu zahlende Umsatzsteuer, Darlehen
Eigenkapital	Der Anteil des Inhabers	Eigenkapital des Inhabers, Gewinnrücklagen
Erträge	Geld, das hereinkommt	Verkauf von Hardware, Dienstleistungserlöse, Beratungseinnahmen
Aufwendungen	Geld, das hinausgeht	Miete, Gehälter, Wareneinsatz, Bürobedarf

Jedes Konto hat:

Einen Namen (z. B. „Dienstleistungserlöse").
Einen Code (z. B. 4100), eine Nummer zur Sortierung und zum Abgleich mit Rechnungslegungsstandards.
Einen Typ (einer der fünf oben).
Einen laufenden Saldo.
Optional ein übergeordnetes Konto, um Hierarchien aufzubauen (z. B. Erträge → Hardware-Verkauf → Laptops).

Sie können Konten hinzufügen, umbenennen und in Hierarchien organisieren. Die meisten Konten kommen mit einem sinnvollen Standard-Kontenplan, der auf gängiger Praxis beruht; in der Regel müssen Sie nur dann Konten hinzufügen, wenn Ihr Unternehmen etwas Spezielles tut (eine neue Ertragsquelle, eine neue Aufwandskategorie).

Doppelte Buchführung, einfach erklärt

Jedes finanzielle Ereignis in Ihren Büchern berührt mindestens zwei Konten, eines wird im Soll gebucht (erhöht, wenn es ein Aktiv- oder Aufwandskonto ist) und eines im Haben (erhöht, wenn es ein Passiv-, Eigenkapital- oder Ertragskonto ist). Die beiden Beträge sind immer gleich, und genau das hält Ihre Bücher ausgeglichen.

Sie müssen sich darüber bei der Arbeit mit Flexie keine Gedanken machen, das System schreibt die Buchungen für Sie. Aber die Form zu verstehen hilft, wenn Sie das Journal oder die Bilanz lesen.

Ein paar gängige Formen:

Eine Rechnung finalisieren

Eine Rechnung über £600 (£500 + £100 MwSt.):

	Konto	Betrag	Hinweis
Soll	Forderungen	£600	Kunde schuldet Ihnen £600
Haben	Dienstleistungserlöse	£500	Sie haben £500 verdient
Haben	Zu zahlende Umsatzsteuer	£100	Sie schulden dem Finanzamt £100

Beide Seiten ergeben in Summe £600, ausgeglichen.

Eine vollständige Zahlung erfassen

Der Kunde bezahlt die Rechnung über £600:

	Konto	Betrag	Hinweis
Soll	Bargeld (oder Bank)	£600	£600 sind eingegangen
Haben	Forderungen	£600	Kunde schuldet Ihnen nichts mehr

Eine Teilzahlung erfassen

Der Kunde bezahlt £400 der £600:

	Konto	Betrag
Soll	Bargeld (oder Bank)	£400
Haben	Forderungen	£400

Die Forderungen weisen jetzt die noch offenen £200 aus.

Eine Zahlung stornieren

Die obige Zahlung über £400 rückgängig machen:

	Konto	Betrag	Hinweis
Soll	Forderungen	£400	Kunde schuldet die £400 wieder
Haben	Bargeld (oder Bank)	£400	Bargeld geht faktisch wieder hinaus

Die ursprünglichen Buchungen werden nicht gelöscht, die Stornobuchung steht im Journal direkt daneben, sodass die Prüfspur intakt bleibt.

Gutschrift

Eine Gutschrift über £150 gegen eine Rechnung:

	Konto	Betrag	Hinweis
Soll	Dienstleistungserlöse	£125	Ertrag gemindert
Soll	Zu zahlende Umsatzsteuer	£25	MwSt.-Verbindlichkeit gemindert
Haben	Forderungen	£150	Kunde schuldet weniger

Anzahlungen, das buchhalterische Detail

Anzahlungen, die über Konvertieren in Bargeld erstellt werden, werden korrekt gebucht, ohne dass Sie darüber nachdenken müssen.

Wenn Sie eine Anzahlung von 30 % auf ein Angebot über £10,000 + 20 % MwSt. erstellen (also eine Anzahlung von £3,600 inklusive £600 MwSt.):

	Konto	Betrag	Hinweis
Soll	Forderungen	£3,600
Haben	Kundenanzahlungen / Vorauszahlungen	£3,000	als Verbindlichkeit gehalten, noch nicht verdienter Ertrag
Haben	Zu zahlende Umsatzsteuer	£600

Die Anzahlung liegt in einem Konto Kundenanzahlungen (eine Verbindlichkeit), weil die Arbeit noch nicht erbracht wurde, das Geld des Kunden wird gegen eine künftige Leistung gehalten.

Wenn Sie die Schlussrechnung erstellen (die, die alle Positionen in tatsächlichen Ertrag verwandelt), verschiebt Flexie die Anzahlung vom Konto Kundenanzahlungen in den Ertrag:

	Konto	Betrag	Hinweis
Soll	Kundenanzahlungen / Vorauszahlungen	£3,000	Anzahlung ausgebucht
Soll	Forderungen	£4,800	offener Betrag der Schlussrechnung
Haben	Dienstleistungserlöse	£6,500	jetzt verdienter Gesamtertrag (nach der Anzahlung)
Haben	Zu zahlende Umsatzsteuer	£1,300	Rest der MwSt.

Endzustand: Der Ertrag wird im Moment der Leistung korrekt erfasst, die Anzahlungsverbindlichkeit ist ausgebucht, die Forderungen des Kunden zeigen nur noch den offenen Restbetrag.

Sie müssen davon nichts pro Rechnung einrichten. Sobald Ihr Kontenplan das Konto Kundenanzahlungen / Kundenvorauszahlungen enthält und Ihr Administrator es zugeordnet hat, nutzt der Flow „Konvertieren in Bargeld" es automatisch.

Was jeder Schritt bucht

Kurzreferenz dazu, was die Bücher berührt und was nicht:

Aktion	Bucht in die Bücher?
Ein Angebot erstellen	Nein, Angebote sind vorfinanziell.
Ein Angebot bearbeiten	Nein.
Ein Angebot stornieren	Nein.
Einen Rechnungsentwurf erstellen	Nein, Entwürfe sind vorfinanziell.
Eine Rechnung finalisieren	Ja, Forderungen werden im Soll, Ertrag + Steuer im Haben gebucht.
Eine finalisierte Rechnung bearbeiten	Nicht direkt bearbeitbar; verwenden Sie eine Gutschrift.
Eine Zahlung erfassen	Ja, Bargeld wird im Soll, Forderungen im Haben gebucht.
Eine Zahlung stornieren	Ja, die ursprüngliche Zahlungsbuchung wird rückgängig gemacht.
Eine Gutschrift finalisieren	Ja, Ertrag + Steuer werden im Soll gebucht (gemindert), Forderungen im Haben (gemindert).

Produkte Konten zuordnen

Jedes Produkt kann auf Folgendes verweisen:

Ein Ertragskonto, auf dem der Ertrag dieses Produkts landet (z. B. Hardware-Verkauf oder Dienstleistungserlöse).
Ein Aufwandskonto, auf dem der Wareneinsatz des Produkts landet (für die Margenauswertung).
Ein Vorratsvermögenskonto, auf dem der Wert des vorhandenen Lagerbestands in der Bilanz sitzt (nur physische Produkte).

Siehe Produkte → Buchhaltung.

Sie müssen nicht jedes Produkt zuordnen. Produkte ohne explizite Zuordnung nutzen die Konten-Standardwerte, die Ihr Administrator festgelegt hat.

Steuern Konten zuordnen

Jede Steuer verweist auf:

Ein Umsatzsteuerkonto, auf dem die Ausgangssteuer sitzt (was Sie Kunden berechnet haben und der Steuerbehörde schulden).
Ein Vorsteuerkonto, auf dem die Eingangssteuer sitzt (was Sie Lieferanten gezahlt haben und zurückfordern können).

Siehe Steuern → Wohin das Geld fließt.

Wenn Sie schließlich an die Steuerbehörde zahlen, erfassen Sie das als Zahlung gegen das Umsatzsteuerkonto, was die Verbindlichkeit ausbucht.

Das Journal

Das Journal ist die chronologische Liste jeder Buchung, die in Ihre Bücher eingestellt wurde, nach Rechnung, nach Zahlung, nach Storno, nach Gutschrift. Jeder Buchungssatz zeigt:

Das Datum.
Den Transaktionstyp, Rechnung, Zahlung, Storno, Gutschrift.
Die Referenz, die Rechnungs- oder Zahlungsnummer, auf die er sich bezieht.
Die berührten Konten, mit ihren Soll- und Haben-Beträgen.
Eine Beschreibung (z. B. „Rechnung INV-1042").

Filtern Sie nach Zeitraum, Konto, Transaktionstyp. Exportieren Sie nach CSV für Ihre Buchhaltung.

Die Bilanz

Eine Stichtagsbetrachtung der finanziellen Lage Ihres Unternehmens:

Abschnitt	Konto	Betrag
Aktiva	Bargeld	£42,310
	Forderungen	£18,500
	Lagerbestand	£35,200
	Summe Aktiva	£96,010
Passiva	Verbindlichkeiten	£4,200
	Zu zahlende Umsatzsteuer	£3,650
	Kundenanzahlungen	£1,200
	Summe Passiva	£9,050
Eigenkapital	Eigenkapital des Inhabers	£50,000
	Gewinnrücklagen	£36,960
	Summe Eigenkapital	£86,960
	Summe Passiva + Eigenkapital	£96,010 ✓

Die Bilanz geht auf, jedes Mal, automatisch, weil jede Transaktion zwei Konten mit gleichen Beträgen berührt. Wenn Ihre nicht ausgeglichen ist, stimmt etwas mit den Daten nicht (selten; fragen Sie Ihren Administrator).

Stolperfallen

Entwürfe zählen nicht. Ein Rechnungsentwurf ist nicht in Ihren Büchern. Ihre Forderungen und Ihr Ertrag spiegeln nur finalisierte Rechnungen wider. Das ist zum Monatsende wichtig, stellen Sie sicher, dass Sie alles finalisiert haben, bevor Sie die Bücher prüfen.
Stornos und Gutschriften sind verschieden. Ein Storno macht eine Zahlung rückgängig (annulliert das eingegangene Geld). Eine Gutschrift macht einen Teil einer Rechnung rückgängig (annulliert, was berechnet wurde). Verwenden Sie das, was zum tatsächlichen Geschehen passt.
Fremdwährungen und Gewinne / Verluste. Eine Rechnung in EUR, erstellt zu einem Wechselkurs, bezahlt zu einem anderen → die Differenz wird als Wechselkursgewinn oder -verlust erfasst. Flexie erledigt das automatisch.
Den Betrag einer finalisierten Rechnung zu bearbeiten ist absichtlich eingeschränkt. Es würde die Bücher rückwirkend verändern. Verwenden Sie stattdessen eine Gutschrift oder eine neue Rechnung, beides erhält die Prüfspur.
Eigene Kontenzuordnungen müssen vor der Finalisierung der Rechnung erfolgen. Das Ertragskonto eines Produkts zu ändern, verschiebt die Buchungen vergangener Rechnungen nicht auf das neue Konto; nur neue Rechnungen nutzen die neue Zuordnung.

Weiter

Finanzen-Überblick: das große Ganze.
Berichte: Umsatz nach Monat, Fälligkeitsanalyse der Forderungen, Top-Kunden, alles andere, was Sie aus den Daten hinter dem Journal bauen würden.