Konvertieren in Bargeld

Die intelligente Brücke von einem Angebot zu einer oder mehreren Rechnungen, inklusive Anzahlungen, Teilabrechnung und der Garantie, dass Sie nie mehr als 100 % des Angebotswerts in Rechnung stellen, egal wie oft Sie darauf zurückkommen.

Klicken Sie aus einem beliebigen Angebot auf Convert to Cash (oder Convert to Invoice, je nach Build), um den unten beschriebenen Ablauf zu starten.

Warum es das gibt

Angebot und Rechnung stehen im echten Verkauf fast nie in einem 1-zu-1-Verhältnis.

Ein neues Projekt erfordert vorab eine Anzahlung von 30 %, dann den Restbetrag bei Lieferung, also zwei Rechnungen aus einem Angebot.
Ein langes Engagement wird monatlich in Raten abgerechnet, also zwölf Rechnungen aus einem Angebot.
Ein Retainer umfasst eine fixe Einrichtungsgebühr plus monatliche Abrechnung, also eine einmalige Rechnung plus weitere Rechnungen später.

Konvertieren in Bargeld deckt all das ab. Sie wählen, wie viel des Angebots Sie dieses Mal in Rechnung stellen, und Flexie erstellt die Rechnung korrekt: vorbefüllt mit den richtigen Positionen, der richtigen Steuer und, wo passend, einer Anzahlungsposition.

Wenn Sie morgen zum selben Angebot zurückkehren, um die nächste Rate abzurechnen, weiß Flexie, was bereits abgerechnet wurde, und lässt Sie nur noch den Rest in Rechnung stellen.

Die 100-%-Regel

Über alle Rechnungen hinweg, die Sie aus einem Angebot erstellen, kann die Summe nie 100 % des Angebotswerts überschreiten.

Wenn das Angebot über £10,000 lautet:

Eine Rechnung über £4,000 → in Ordnung. (£6,000 noch verfügbar.)
Eine zweite Rechnung über £6,000 → in Ordnung. (£0 noch verfügbar; das Angebot ist vollständig abgerechnet.)
Eine dritte Rechnung über £100 → abgelehnt. Flexie teilt Ihnen mit, dass der Restbetrag £0 ist.

Das schützt Sie davor, dieselbe Position versehentlich zweimal abzurechnen, wenn mehrere Personen am selben Deal arbeiten oder ein Abrechnungsplan falsch gezählt wurde.

Die Prüfung läuft in dem Moment, in dem Sie konvertieren wollen: Sie können keine Rechnung speichern, die die Summe über 100 % treiben würde.

Den Convert-to-Cash-Ablauf öffnen

Klicken Sie auf der Angebotsseite auf Convert to Cash. Es öffnet sich ein Formular, das Folgendes anzeigt:

Den Gesamtbetrag des Angebots (z. B. £10,000.00).
Den Betrag, der gegen dieses Angebot bereits in Rechnung gestellt wurde (z. B. £2,500.00).
Den verbleibenden Betrag, der noch in Rechnung gestellt werden kann (z. B. £7,500.00).
Ihre Abrechnungsoptionen (der nächste Abschnitt).

Die drei Wege zur Rechnung

Sie wählen pro Konvertierung eine Option:

1. Den gesamten Restbetrag in Rechnung stellen

Der einfachste Fall: den Rest des Angebots in eine einzige Rechnung verwandeln. Jede noch nicht abgerechnete Position wird mit ihren Mengen, Preisen und Steuern übernommen.

Wählen Sie das, wenn der Deal in einem Zug abgeschlossen wird oder wenn Sie nach einer oder mehreren Anzahlungen den Restbetrag abrechnen.

2. Einen Prozentsatz des Angebots in Rechnung stellen

Einen Prozentsatz des ursprünglichen Angebotswerts, z. B. 30 % Anzahlung, 25 % pro Quartal. Flexie rechnet und erstellt die Rechnung mit:

Einer einzelnen Anzahlungsposition in Höhe des gewählten Prozentsatzes des Angebotswerts.
Der richtigen Steuer auf diese Position.
Einer Positionsbeschreibung, die zeigt, dass es sich um einen Prozentsatz handelt (z. B. „30 % Anzahlung, Angebot Q-1042”).

Der verbleibende Angebotsbetrag verringert sich um den Anzahlungsbetrag, bereit für die nächste Rechnung.

Warum eine einzelne Anzahlungsposition? Weil „30 % Anzahlung” nicht dasselbe ist wie „30 % jeder Position abrechnen”. Kunden möchten ein sauberes „Anzahlung: £3,000” auf der Rechnung sehen, nicht dreißig anteilige Positionen. Flexie verbucht es auch so, siehe Buchhaltung.

3. Einen festen Betrag in Rechnung stellen

Eine konkrete Zahl, z. B. „diesmal £2,500”. Nutzen Sie das, wenn der Plan ein Betrag und kein Prozentsatz ist (Projektmeilensteine funktionieren manchmal so).

Gleiche Form wie bei der prozentualen Variante: eine Anzahlungsposition für den Betrag, mit der richtigen Steuer. Der Restbetrag verringert sich um diesen Betrag.

Anzahlungspositionen auf der Rechnung

Wenn Sie Prozentsatz oder fester Betrag wählen, erhält die Rechnung eine Anzahlungsposition, statt die detaillierten Positionen des Angebots zu übernehmen.

Die Position sieht so aus:

	Betrag
Anzahlung, Angebot Q-1042 (30 %)	£3,000.00
Steuer	£600.00
Positionssumme	£3,600.00

Das hält die Rechnung des Kunden sauber, er sieht den Anzahlungsbetrag, nicht die volle Projektsumme, und es hält die Bücher korrekt (mehr dazu in Buchhaltung).

Die vollständigen Angebotspositionen landen erst dann auf einer Rechnung, wenn Sie den gesamten Restbetrag in Rechnung stellen wählen, denn bis dahin sind alle Anzahlungen ausgeglichen und Sie rechnen den Restbetrag Position für Position ab.

Die Anzahlung ist ein spezieller Produkttyp in Ihrer Produktbibliothek. Ihr Administrator richtet ihn einmalig bei der Kontokonfiguration ein. Wenn Sie eine Fehlermeldung wie „No down payment product configured” sehen, fehlt genau das.

Ein durchgerechnetes Beispiel

Ein Angebot über £10,000 + 20 % MwSt. = £12,000, abgerechnet über drei Rechnungen:

Rechnung 1, 30 % Anzahlung bei Unterzeichnung

Wahl: Prozentsatz, 30 %.
Angebotssumme: £12,000.
Anzahlungsbetrag: £3,600 (30 % × £12,000, inklusive Steuer).
Die Rechnung hat eine Position: „Anzahlung, 30 %”, £3,000 + £600 MwSt.
Offener Saldo des Kunden: £3,600.
Angebot zeigt: £3,600 von £12,000 abgerechnet (£8,400 verbleibend).

Rechnung 2, 30 % bei Lieferung

Wahl: Prozentsatz, 30 %.
Gleiche Berechnung → eine weitere Rechnung über £3,600.
Offener Saldo des Kunden (über beide Rechnungen, falls keine bezahlt): £7,200.
Angebot zeigt: £7,200 von £12,000 abgerechnet (£4,800 verbleibend).

Rechnung 3, der Restbetrag

Wahl: den gesamten Restbetrag in Rechnung stellen.
Die verbleibenden 40 % (£4,800) müssen raus, aber Flexie wechselt nun zu detaillierten Positionen, denn dies ist die letzte Rechnung und der Kunde sollte sehen, was tatsächlich geliefert wird.
Alle Angebotspositionen erscheinen, wobei die zuvor abgerechneten Anzahlungen als Abzüge ausgewiesen werden, sodass die Positionssummen exakt £4,800 ergeben.

Endzustand: £12,000 von £12,000 abgerechnet. Das Angebot ist vollständig abgerechnet, der Status wechselt auf Abgerechnet, und die Convert-Schaltfläche verschwindet.

Was mit dem Angebot passiert

Nach Ihrem ersten Konvertieren in Bargeld (selbst wenn es eine kleine Anzahlung ist) wechselt der Status des Angebots auf Abgerechnet, und das Angebot wird für Bearbeitungen gesperrt. Sie können trotzdem darauf zurückkommen, um die nächste Rate abzurechnen: Die Convert-Schaltfläche funktioniert weiter, bis die vollen 100 % erreicht sind.

Sobald 100 % erreicht sind:

Das Angebot bleibt im Status Abgerechnet.
Die Convert-Schaltfläche verschwindet (oder zeigt eine „vollständig abgerechnet”-Meldung).
Die Liste der aus diesem Angebot erstellten Rechnungen bleibt auf der Angebotsseite sichtbar.

Wenn sich das Angebot nach der ersten Rechnung ändern muss

Das ist der heikle Fall: Der Kunde wünscht eine Änderung, nachdem Sie bereits eine Anzahlung abgerechnet haben.

Versuchen Sie nicht, das ursprüngliche Angebot zu bearbeiten. Es ist gesperrt, und Ihre erste Rechnung hat ohnehin die alten Zahlen verwendet.

Stattdessen:

Stellen Sie eine Gutschrift für die ursprüngliche Anzahlungsrechnung aus (falls die Anzahlung zurückgegeben werden muss).
Erstellen Sie ein neues Angebot mit dem überarbeiteten Umfang und der neuen Preisgestaltung.
Führen Sie Konvertieren in Bargeld für das neue Angebot aus.

Das hält Ihre Prüfspur sauber und Ihre Bücher korrekt.

Ein Hinweis zu Abo-Positionen

Manche Produkte sind wiederkehrend (ein monatlicher Retainer, ein jährliches Abo). Wenn ein Angebot solche enthält, bietet das Convert-to-Cash-Formular eine zusätzliche Option: „Nur das/die Abo(s) anlegen, keine einmalige Rechnung”, um die wiederkehrende Abrechnung einzurichten, ohne heute zugleich eine Rechnung zu erstellen.

Die vollständige Abo-Dokumentation wird ergänzt, sobald diese Funktion fertig ist. Behandeln Sie Abo-Positionen auf Angeboten vorerst wie jede andere Angebotsposition, und Ihr Administrator kann Sie zur richtigen Convert-Option beraten.

Stolperfallen

Konvertieren in Bargeld sieht den Angebotswert inklusive Steuer. Eine Anzahlung von 30 % auf ein Angebot über £10,000 + 20 % MwSt. ist 30 % von £12,000, nicht 30 % von £10,000. Das entspricht dem, was die meisten Kunden erwarten: „30 % Anzahlung” des Gesamtbetrags, den sie schulden.
Prozentrundung. Wenn ein Prozentsatz nicht sauber aufgeht (z. B. drei Rechnungen über je ein Drittel von £10,000), nutzen die ersten beiden Rechnungen den gerundeten Betrag; die letzte Rechnung fängt den Rest auf, damit die Summe exakt 100 % ergibt.
Sie können die Modi mischen. Rechnung 1 nach Prozentsatz, Rechnung 2 nach festem Betrag, Rechnung 3 nach gesamtem Restbetrag. Flexie verfolgt einfach die Laufsumme, es spielt keine Rolle, wie Sie dorthin gelangt sind.
Das Löschen einer nicht finalisierten Rechnung gibt den Betrag frei. Eine Entwurfsrechnung aus einem Angebot zählt noch nicht gegen die 100 %, nur finalisierte Rechnungen tun das. Löschen Sie den Entwurf, und der Betrag wird wieder verfügbar.
Gutschriften geben Beträge zurück. Wenn Sie eine Gutschrift gegen eine aus einem Angebot erstellte Rechnung ausstellen, wird der gutgeschriebene Betrag im Konvertieren-in-Bargeld des Angebots wieder verfügbar, sodass Sie die Differenz bei einer Umfangsänderung sauber neu abrechnen können.

Weiter

Zahlungen: Sobald die Rechnung draußen ist, erfassen Sie hier das eingehende Geld.
Buchhaltung: Was jeder Schritt in Ihren Büchern bewirkt.
Rechnungen: Die rechnungsseitigen Details, an die Konvertieren in Bargeld übergibt.