Überblick | Flexie

E-Mail, SMS und WhatsApp, alle laufen in einer Ansicht pro Nutzer zusammen, und jede Nachricht landet automatisch auf der Zeitleiste des richtigen Kunden. Jede eingehende Nachricht kann einen Workflow auslösen.

Im Posteingang lässt ein Kanalwechsler die Ansicht auf E-Mail, SMS oder WhatsApp einschränken, oder Sie wählen Alle und sehen jeden Kanal in einer gemeinsamen Zeitleiste vermischt.

Was der gemeinsame Posteingang ist

Eine einzige Zeitleiste, die E-Mails, Textnachrichten und WhatsApp-Konversationen zu einer Liste verschränkt. Jede Zeile ist die neueste Nachricht eines Threads; ein Klick auf eine Zeile öffnet die vollständige Konversation in der Ansicht des jeweiligen Kanals.

Dieselbe Konversation erscheint außerdem auf der Zeitleiste des verknüpften Kunden. Öffnen Sie also einen Kontakt, einen Lead, einen Deal, eine Firma oder ein Ticket, sehen Sie jede E-Mail, SMS und WhatsApp-Nachricht, die mit dieser Person ausgetauscht wurde, ganz gleich, über welchen Kanal sie hereinkam.

Kanal-Accounts und wer sie nutzen darf

Der Posteingang ist kein einzelnes globales Postfach, das das ganze Unternehmen teilt. Er ist eine Ansicht pro Nutzer, die jeden Kanal-Account zusammenfasst, auf den der Nutzer Zugriff erhalten hat. Sie fügen so viele Accounts hinzu, wie Sie benötigen, und jeder Account entscheidet, wer ihn nutzen darf.

E-Mail-Postfächer

Jedes Teammitglied verbindet sein eigenes Postfach über das Profil. Der Posteingang eines Nutzers zeigt die Postfächer, die er verbunden hat, sodass persönliche Korrespondenz persönlich bleibt.

SMS-Leitungen

Werden in den Plattformeinstellungen eingerichtet. Jede Leitung hat eine Zugriffsliste: alle Nutzer, bestimmte Rechtegruppen, Nutzergruppen oder nur namentlich genannte Nutzer. Jeder mit Zugriff kann auf dieser Leitung senden und empfangen.

WhatsApp-Kanäle

Jede gekoppelte Nummer ist ein eigener Kanal mit derselben Art von Zugriffsliste. Koppeln Sie so viele Nummern, wie Sie brauchen (Vertrieb, Support, eine bestimmte Region), und geben Sie jeder das passende Team frei.

So lässt sich eine Vertriebs-SMS-Leitung mit dem gesamten Vertriebsteam teilen, eine Support-WhatsApp-Nummer nur mit der Support-Gruppe und ein persönliches E-Mail-Postfach nur mit der Person, die es verbunden hat. Der Posteingang jedes Nutzers ist die Summe aus allem, was ihm freigegeben wurde, plus seinem eigenen.

„Gemeinsam" bedeutet bei einem gemeinsamen Posteingang zweierlei: gemeinsam über alle Kanäle hinweg für jeden Nutzer und gemeinsam im Team für jeden Account, dessen Zugriffsliste mehr als eine Person umfasst.

Die Symbole markieren den Kanal; der Chip rechts zeigt den Kunden, mit dem die Nachricht automatisch verknüpft wurde.

Die drei Kanäle im Überblick

E-Mail

Ausführliches Hin und Her: Angebote, Verträge, Follow-ups, alles, was Sie ohnehin per E-Mail versenden. Antworten bleiben als eine Konversation zusammen, sowohl in Flexie als auch in der E-Mail-App des Empfängers.

SMS

Kurze, zeitkritische Nachrichten: Erinnerungen, Bestätigungen, Antworten in einem Wort. Schnell, direkt, und der Kunde braucht zum Empfang keine App, nur ein Telefon mit Empfang.

Der Kanal, auf dem viele Ihrer Kunden ohnehin täglich chatten. Senden Sie Text, Fotos, Sprachnachrichten und PDFs, oder führen Sie einen vollständigen Gruppenchat mit dem gesamten Team eines Kunden.

Wählen Sie einen Kanal über den Kanalwechsler oben im Posteingang. Die Ansicht Alle ist die Voreinstellung: drei Kanäle, verschränkt in einer Liste.

Jeder Kanal hat seine eigene Einrichtung, seine eigenen Konventionen und seine eigenen Workflow-Trigger. Die kanalspezifischen Seiten gehen ins Detail:

E-Mail: ein Postfach verbinden, senden, Threading, Anhänge sowie die Workflow-Trigger für Eingang und „geöffnet".
SMS: eine SMS-Leitung hinzufügen, senden, Eingang und die Workflow-Trigger „empfangen" / „zugestellt".
WhatsApp: eine WhatsApp-Nummer per QR-Kopplung hinzufügen, Text und Medien senden, der Eingangs-Trigger (samt Gruppenchat-Feldern).
Vorlagen: E-Mail-Vorlagen und SMS-Vorlagen, die auch WhatsApp speisen.
Workflows & Automatisierung: die vollständige Liste der Kanal-Trigger und -Aktionen, samt der Daten, die jeder davon Ihrem Workflow bereitstellt.

Die Filter über der Liste

Über der Posteingang-Liste befindet sich ein Filter-Pill:

Filter	Bedeutung
Alle	Alles
Gesehen	Bereits geöffnete Nachrichten (von Ihnen)
Ungesehen	Neu / ungelesen
Verknüpft	Die Nachricht ist automatisch einem Kundendatensatz angehängt
Nicht verknüpft	Konnte keinem Kunden zugeordnet werden, braucht Aufmerksamkeit
Anhang	Hat mindestens einen Dateianhang

Der Filter wird mit der Kanalauswahl kombiniert. Kanal: SMS plus Filter: Ungesehen zeigt nur die ungelesenen SMS-Konversationen.

Wie Nachrichten mit Kunden verknüpft werden

Trifft eine Nachricht ein, versucht Flexie, sie automatisch einem oder mehreren Kundendatensätzen anzuhängen. Die Regel ist pro Kanal:

Kanal	Abgleich über
E-Mail	Die E-Mail-Adresse des Absenders, verglichen mit jedem E-Mail-Feld auf Kontakten, Leads, Firmen, Deals, Tickets und Nutzern
SMS	Die Telefonnummer des Absenders (im internationalen Format), verglichen mit jedem Telefon-/Mobil-Feld auf derselben Gruppe von Datensätzen
WhatsApp	Die Telefonnummer des Absenders (im internationalen Format), verglichen mit denselben Telefon-/Mobil-Feldern

Eine einzelne Nachricht kann mit mehr als einem Datensatz verknüpft werden. Gehört dieselbe E-Mail-Adresse zu einem Kontakt und einem Lead, werden beide verknüpft, und beide erhalten die Nachricht auf ihrer Zeitleiste. Passt nichts, landet die Nachricht dennoch im Posteingang, taucht aber unter dem Filter Nicht verknüpft auf, damit jemand sie von Hand anhängen kann.

Verknüpft sich eine Nachricht mit einem Datensatz, wird sie auch zu einem möglichen Trigger für Automatisierungen auf dem Typ dieses Datensatzes. Siehe Workflows & Automatisierung.

Wie Nachrichten zu Konversationen gruppiert werden

Jeder Kanal verwendet seine eigene Gruppierungsregel:

E-Mail: Flexie folgt der Antwortkette. Eine Antwort auf eine bestehende Nachricht bleibt im selben Thread; auch das E-Mail-Programm des Empfängers sieht sie als ordentliche Antwort.
SMS: Eine Konversation ist das beteiligte Paar von Telefonnummern. Die Posteingang-Zeile zeigt die neueste Nachricht dieser Konversation; das Öffnen zeigt den vollständigen Verlauf mit dieser Nummer.
WhatsApp: Bei Direktchats ist eine Konversation das Paar von Telefonnummern (egal, wer zuerst geschrieben hat). Bei Gruppenchats ist eine Konversation die Gruppe selbst, und jede Nachricht zeigt, wer sie innerhalb der Gruppe gesendet hat.

Was dieser Abschnitt abdeckt

E-Mail: ein Postfach hinzufügen, der Verfassen-Ablauf und die E-Mail-Trigger (Eingehende E-Mails und E-Mail geöffnet).
SMS: eine SMS-Leitung verbinden, aus dem Posteingang oder von der Seite eines Kunden senden und die SMS-Trigger („empfangen" und „zugestellt").
WhatsApp: eine WhatsApp-Nummer hinzufügen (QR-Kopplung, Zugriffssteuerung, optionaler Proxy), Text und Medien senden und der Eingangs-Trigger samt Gruppenchats.
Vorlagen: gespeicherte Vorlagen für E-Mail und SMS, wie Variablen funktionieren und wie Vorlagen sowohl das SMS- als auch das WhatsApp-Verfassen speisen.
Workflows & Automatisierung: jeder Kanal-Trigger und jede -Aktion, mit den Daten, die jeder davon Ihrem Workflow bereitstellt.

Eng verwandt

Telefonie: Telefonanrufe sind der vierte Kanal, der auf derselben Kunden-Zeitleiste landet, mit Click-to-Call aus jedem Telefon-Feld, Aufzeichnungen und dem Workflow-Trigger Abgeschlossener Anruf.
Workflows: jede eingehende Nachricht ist ein potenzieller Workflow-Trigger; jede ausgehende Nachricht kann eine Workflow-Aktion sein.
Tickets & Support: aus einer Posteingang-Nachricht wird mit einem Klick ein Support-Ticket.
Kontakte & Leads: die Kunden-Zeitleiste sind dieselben Daten, die dieser Posteingang zeigt, nur pro Datensatz aufgeteilt.