KI in Workflows
Zuletzt aktualisiert 6 June 2026
Setzen Sie die KI als Schritt in einen automatisierten Prozess, und sie erledigt ihre Aufgabe unbeaufsichtigt, jedes Mal gleich, für das gesamte Unternehmen statt für eine Person nach der anderen. Weil sie ein Schritt in einem Prozess ist, kann sie auf einen Datensatz reagieren, nach Zeitplan laufen und ihr Ergebnis an die nachfolgenden Schritte weitergeben.
So funktioniert es
Sie fügen einem Workflow einen KI-Agent-Schritt hinzu und geben ihm eine Aufgabe, in einfachen Worten formuliert: „Prüfe diesen Deal und markiere alle Risiken", „Entwirf eine Antwort auf diese Support-Nachricht", „Fasse zusammen, was heute passiert ist". Von da an erledigt die KI bei jedem Lauf der Automatisierung genau diese Aufgabe, ganz von selbst, ohne dass jemand zusieht.
Einen KI-Schritt einrichten
Der Schritt gibt Ihnen alles, was Sie brauchen, um die Aufgabe zu definieren:
| Einstellung | Was sie bewirkt |
|---|---|
| KI-Anbieter & Modell | Welche KI diesen Schritt antreibt. |
| Aufgabe | Die Aufgabe für diesen Lauf, in einfachen Worten. Sie können Details aus dem verarbeiteten Datensatz einflechten, sodass es bei jedem Lauf um den richtigen Kunden oder Deal geht. |
| Anweisungen | Der ständige Auftrag: wer die KI ist und wie sie sich für diesen Schritt verhalten soll. |
| Fähigkeiten | Welche Fähigkeiten dieser Schritt nutzen darf, je Schritt festgelegt. Siehe Was die KI kann. |
| Wissensdatenbanken | Auf welche Ihrer Wissensdatenbanken dieser Schritt zugreifen darf. Siehe Wissensdatenbanken. |
| Wie viele Schritte | Eine Grenze dafür, wie viel Arbeit die KI in einem Lauf erledigen darf, damit sie immer rechtzeitig fertig wird. |
| Gedächtnis | Optional darf sie Kontext von einem Lauf zum nächsten behalten. |
| Live-Updates | Optional ihren Fortschritt während der Arbeit auf einen verbundenen Bildschirm streamen, nützlich für chat-artige Erlebnisse, die Sie selbst bauen. |
| Antwortformat | Entweder eine strukturierte Antwort (saubere Felder, die spätere Schritte präzise auslesen können) oder eine Freitext-Antwort (natürliche Formulierung, ideal für Nachrichten und Zusammenfassungen). |
| Wohin die Antwort geht | Die Antwort wird unter einem von Ihnen gewählten Namen gespeichert, sodass jeder spätere Schritt im Workflow sie nutzen kann. |
Was Menschen damit bauen
- Neue Datensätze prüfen. Wenn ein wichtiger Deal oder Kunde angelegt wird, prüft die KI ihn und markiert alles Ungewöhnliche, damit ein Mensch es kontrolliert.
- Antworten entwerfen. Wenn ein Support-Ticket eingeht, liest die KI es und bereitet eine passende Antwort für das Team vor.
- Schriftliche Briefings erstellen. Nach Zeitplan sieht sich die KI aktuelle Geschäftsdaten an und schreibt eine Zusammenfassung: ein tägliches oder wöchentliches Briefing, ganz von selbst erstellt.
- Kontextbasierte Entscheidungen treffen. Wo ein Prozess Urteilsvermögen braucht, das mehr ist als eine einfache Regel, wägt die KI ab, und der Workflow verzweigt anhand ihrer Antwort.
- Daten anreichern und bereinigen. Sobald Datensätze eingehen, füllt die KI Lücken und bringt sie in Ordnung.
Warum das anders ist als ein Chat
Ein Chat hilft einer Person, eine Anfrage nach der anderen. Ein KI-Schritt arbeitet für das gesamte Unternehmen, durchgehend.
- Sie läuft als zuverlässiger, wiederholbarer Schritt, jedes Mal gleich.
- Sie kann in vielen Workflows gleichzeitig eingesetzt werden, jeder mit seiner eigenen Aufgabe.
- Sie arbeitet unbeaufsichtigt: über Nacht, am Wochenende, während Ihr Team offline ist.
- Sie verarbeitet einen Datensatz oder Tausende, ohne langsamer zu werden.
Die Kontrolle behalten
Sie legen im Voraus genau fest, welche Fähigkeiten und welche Wissensdatenbanken jeder KI-Schritt nutzen darf, sodass ein unbeaufsichtigter Schritt immer nur innerhalb der von Ihnen gesetzten Grenzen arbeitet. Die Antwort, die er erzeugt, fließt in den Rest Ihres Workflows, wo Ihre gewohnten Regeln und Bedingungen übernehmen. Siehe Freigaben & Sicherheit.
Eng verwandt
- Workflow-Automatisierung: die Engine, in der der KI-Schritt läuft.
- KI per SMS & WhatsApp: ein Workflow, der Nachrichten mit KI beantwortet.
- Wissensdatenbanken: geben Sie einem KI-Schritt eigene Fakten, mit denen er arbeitet.