Überblick

Ein Formular ist eine strukturierte Möglichkeit, Informationen zu erfassen, entweder von Personen außerhalb von Flexie (Anmeldungen, Kontaktanfragen, Bewerbungen) oder von Ihrem eigenen Team innerhalb von Flexie (einen Datensatz über ein schnelles Panel anlegen, Felder aktualisieren, eine Anrufnotiz festhalten).

In jedem Fall gilt dasselbe Prinzip:

Jemand füllt das Formular aus. Flexie speichert die Einreichung. Ein Workflow kann sofort reagieren.

Was sich zwischen den Anwendungsfällen ändert, ist wer es ausfüllt, wo er es ausfüllt und an welchen Datensatz (falls überhaupt) es angehängt wird. Deshalb gibt es in Flexie drei Formularvarianten, und die Wahl der richtigen ist die wichtigste Entscheidung beim Erstellen eines Formulars.

Die drei Formularvarianten

Variante	Wer es ausfüllt	Wo es lebt	Was es erzeugt
Extern	Jeder, in der Regel ein Kunde oder Interessent, ohne Login	Eine öffentliche URL /form/{identifier} oder eingebettet auf Ihrer eigenen Website	Eine am Formular gespeicherte Einreichung, plus ein Workflow-Trigger
Intern (entitätsgebunden)	Ein angemeldetes Teammitglied	Ein Button oder Panel im Profil eines Datensatzes (Lead, Kontakt, Deal, Ticket)	Eine an diesen Datensatz gespeicherte Einreichung, plus ein Workflow-Trigger, der den Datensatz und die Einreichung lesen kann
Intern (virtuell)	Ein angemeldetes Teammitglied	Das Schnellmenü der oberen Navigation oder der Dialer	Eine eigenständig gespeicherte Einreichung (kein Datensatz angehängt), plus ein Workflow-Trigger

Sie wählen die Variante beim Erstellen des Formulars, und sie ist danach festgelegt. Der Typ des Formulars und der gebundene Datensatztyp lassen sich nicht mehr ändern, sobald das Formular existiert. Wählen Sie bewusst.

Schneller Entscheidungsleitfaden

Sie möchten…	Verwenden Sie
Leads von Ihrer Website erfassen	Extern
Eine Bewerbung oder Angebotsanfrage von der Öffentlichkeit entgegennehmen	Extern
Eine strukturierte Notiz zu einem Kontakt aus dessen Profil hinzufügen	Intern (entitätsgebunden) an Kontakt
Bestimmte Felder eines Deals über ein schnelles Panel aktualisieren	Intern (entitätsgebunden) an Deal
Support-Mitarbeitern erlauben, einen Rückruf über die obere Leiste festzuhalten	Intern (virtuell)
Einen internen Workflow starten, der an keinen einzelnen Datensatz gebunden ist	Intern (virtuell)

Der Lebenszyklus einer Einreichung

Unabhängig von der Variante hat der Ablauf dieselbe Form:

1. Formular gerendert, auf einer öffentlichen URL für einen Besucher oder in einem Profil- bzw. Navigations-Panel für einen Kollegen.
2. Eingereicht, das Formular sendet an Flexie. Uploads gehen in den Cloud-Speicher; die Einreichung wird gespeichert.
3. Workflow startet, der Listener greift sie auf. Schritte laufen, und eine „Form Respond"-Aktion kann optional eine Antwort an den Einreichenden zurückschreiben.

Wie „gespeichert" aussieht und was der Listener erhält, hängt von der Variante ab, aber jedes Formular endet mit demselben __data-Notizblock, den Ihre Workflow-Schritte lesen können. Die Seite Formulare in Workflows ist die Referenz für diese Form.

Was in diesem Abschnitt steht

1. Ein Formular erstellen: der Builder, die Feldtypen, die Validierung, die Einstellungen, die jedes Formular hat, und die Wahl zwischen Einzelseite und Assistent.
2. Öffentliche (externe) Formulare: die öffentliche URL, das Einbettungs-Snippet für Ihre Website, Sicherheit (reCAPTCHA), Analytics und die Antwort nach dem Absenden.
3. Interne Formulare: entitätsgebundene Formulare in Datensatzprofilen, virtuelle Formulare in der oberen Navigation und im Dialer, Vorbefüllung aus dem Datensatz, Symbol und Platzierung sowie Zugriffssteuerung.
4. Einreichungen: wo Einreichungen gespeichert werden, wie Sie sie ansehen und wie Sie sie sicher in Flexie Scripting lesen (einschließlich der Klammernotation für Schlüssel mit Leerzeichen).
5. Formulare in Workflows: die drei Listener (einer je Variante) mit ihrer exakten __data-Form, die formularbezogenen Workflow-Aktionen (ein Formular an einen Nutzer pushen, eine Antwort zurückschreiben) und das Request/Response-Polling-Muster.

Eng verwandt

• Workflows: die Einreichung eines Formulars startet fast immer einen Workflow. Formulare sind wohl der häufigste Workflow-Trigger nach Datensatzereignissen.
• Dynamische Endpunkte: wenn Sie eine Web-URL brauchen, aber den visuellen Builder eines Formulars nicht (z. B. einen System-zu-System-Webhook), verwenden Sie stattdessen einen dynamischen Endpunkt.
• Flexie Scripting: das Lesen der Einreichungsdaten aus Workflow-Schritten heraus.

Wer was lesen sollte

• Endnutzer und Builder: Ein Formular erstellen, Öffentliche Formulare oder Interne Formulare (je nachdem, was zutrifft) und Einreichungen.
• Administratoren: lesen zusätzlich Formulare in Workflows und den Abschnitt zur Zugriffssteuerung von Interne Formulare.
• Entwickler, die ein Flexie-Formular in ihre Website integrieren: den Einbettungsabschnitt von Öffentliche Formulare.